Les étapes nécessaires pour organiser sa réunion d’entreprise dans les règles

Les réunions vous donnent, à vous et à vos collègues de travail, l’occasion de consolider vos relations de travail, d’échanger des idées et de résoudre des problèmes. Cependant, organiser une réunion d’entreprise n'est pas toujours aussi simple que d'envoyer un e-mail avec une demande de réunion. Il y a une logistique qui se passe en coulisse pour s'assurer que les gens se présentent au bon endroit, à l'heure et avec les bonnes idées.

Définir le but de la réunion

La première chose à considérer lors de l’organisation d’une réunion de travail est la raison pour laquelle elle doit se tenir. Certaines réunions sont axées sur la constitution d’équipes et la transformation de votre entreprise en un lieu plus attrayant ; d'autres soutiennent la planification ou la mise en œuvre de projets à long terme. 

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Les réunions informelles, plus courtes ou comptant moins de participants sont moins susceptibles de nécessiter un ordre du jour. Lorsque vous avez besoin d’un ordre du jour, incluez le titre de la réunion, la date, les participants et l’objectif général en haut de votre document. Suivez les principaux sujets de discussion, y compris les introductions et les prochaines étapes, si nécessaire.

Déterminer les participants

Sélectionnez les participants à la réunion qui sont dans la boucle immédiate en ce qui concerne les informations à communiquer ou les décisions à prendre. Il y a des aspects techniques à qui vous invitez mais il y a aussi une « saveur » que vous voulez créer. Idéalement, les participants à la réunion sont désireux d'apprendre et de partager, en donnant respectueusement autant d'idées qu'ils en prennent. 

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Les personnes qui prennent des décisions clés doivent être réceptives à toutes les informations et prêtes à investir pour obtenir les meilleurs résultats possibles. Evitez d’inviter plus de huit participants à maintenir une bonne communication et une bonne structure. Un modérateur vous aide à garder votre réunion sur la bonne voie.

Rechercher un emplacement pratique

Choisissez un lieu de réunion adapté à votre objectif et au nombre de participants. Organisez une réunion de team-building dans un grand espace ouvert pouvant accueillir des groupes de discussion ou même des activités physiques. Une salle de conférence sur un étage partagé dotée de plug-ins pour ordinateur portable ou peut-être un tableau blanc interactif peut constituer un emplacement idéal. 

Les discussions sur une promotion peuvent avoir lieu dans une salle de réunion se trouvant à l’extérieur de votre cadre professionnel. Gagnez du temps en organisant vos réunions proches de la Gare de l'Est. Pour les espaces communs, faites vos réservations longtemps à l’avance. Les conférences téléphoniques nécessitent des lignes d’appel et des mots de passe ; alors, assurez-vous de prendre tous ces points en compte lorsque vous souhaitez organiser votre réunion.